FAQs zur Online-Anwendung § 80 SGB X

Jeder unter der Aufsicht des BAS stehende bundesunmittelbare Sozialversicherungsträger kann sich registrieren und die Online-Anwendung nutzen. Näherer Informationen zum Registriervorgang und zur Nutzung finden Sie in der „Anleitung für die Nutzung der Online-Anwendung zur Übermittlung und Verwaltung der § 80 SGB X Anzeigen“.

Eine Registrierung ist aktuell für Arbeitsgemeinschaften, Verbände und teilweise auch für öffentliche Stellen, die als Auftragsverarbeiter nach § 80 Abs. 1 S. 2 SGB X eine Anzeige einreichen möchten, auf direktem Wege noch nicht möglich. Wenn Sie als Arbeitsgemeinschaft, Verband oder o.g. öffentliche Stelle eine Anzeige einreichen möchten, schicken Sie uns bitte eine E-Mail mit Ihrem Registrierwunsch an das bekannte Funktionspostfach Auftragsverarbeitung@bas.bund.de oder übersenden vorübergehend noch das Anzeigenformular mit den erforderlichen Anlagen per E-Mail.

Grundsätzlich gibt es keine Beschränkung und mehrere Mitarbeitende eines Trägers können sich registrieren und somit einen eigenen Zugang nutzen.

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass eine Rückmeldung immer ausschließlich an die E-Mail-Adresse erfolgt, die bei der Registrierung hinterlegt worden ist. Daher muss immer gewährleistet sein, dass jeder Nutzer/jede Nutzerin für uns erreichbar ist bzgl. Rückfragen, Nachforderungen etc. für die durch ihn/sie eingereichte Anzeige. Bitte berücksichtigen Sie dies in Vertretungssituationen, nicht geplanten Ausfällen etc.

Wir raten aufgrund dessen dringend zu einer restriktiven Handhabung der Mehrfachregistrierung.

Wenn nur eine oder wenige Personen bei Ihrem Träger für die § 80 SGB X Anzeigen zuständig sind, empfehlen wir die Registrierung mit dem entsprechenden Funktionspostfach und die Weitergabe der Zugangsdaten an den Vertreter/die Vertreterin. In diesem Fall ist davon abzuraten, jede Person einzeln zu registrieren.

Wenn Sie als externe/-r Datenschutzbeauftragte/-r die Online-Anwendung nutzen, wählen Sie im Registriervorgang bitte den bundesunmittelbaren Sozialversicherungsträger aus, für den Sie tätig sind.

Wenn Sie für mehrere bundesunmittelbare Sozialversicherungsträger als Datenschutzbeauftragte/-r tätig sind, registrieren Sie sich bitte für jeden Träger einzeln.

In dem Einleitungstext, den Sie auf dem Dashboard der Online-Anwendung nach Ihrer Anmeldung vorfinden, bitten wir darum, die § 80 SGB X Anzeigen, rechtzeitig, mindestens 6 Wochen vor Vertragsbeginn, einzureichen.

Dies gilt nicht für die § 80 SGB X Anzeigen zu Vergabeverfahren.
Bei Vergabeverfahren bitten wir darum, uns das kurze Online-Formular 
für die Anzeige einer geplanten Ausschreibung zu übermitteln („Hier können Sie Ihre Anzeige einer geplanten Verarbeitung von Sozialdaten einreichen“), sobald die Aufgabe, die ein potentieller Auftragsverarbeiter übernehmen soll, für die Vergabe final formuliert ist.

Wenn das Vergabeverfahren abgeschlossen und somit die Zuschlagserteilung erfolgt ist, bitten wir zeitnah um Vervollständigung der Unterlagen, die für die § 80 SGB X Anzeige erforderlich sind, über das Online-Formular „Hier vervollständigen Sie bitte, nach Abschluss des Vergabeverfahrens, Ihre Anzeige der geplanten Verarbeitung von Sozialdaten“.

Grundsätzlich freuen wir uns, wenn wir über die Auftragsverarbeitungen/geplanten Auftragsverarbeitungen frühestmöglich informiert werden, damit wir die Möglichkeit haben, die Anzeigen zu sichten und Sie ggfs. beratend unterstützen oder im Falle einer Beanstandung vor Vertragsabschluss den Kontakt zu Ihnen aufnehmen zu können.

Wir speichern Ihre § 80 SGB X Anzeigen 10 Jahre in der Anwendung. Danach werden Ihre Anzeigen automatisch aus der Anwendung gelöscht.

Daten werden nur verschlüsselt gespeichert und übertragen. Nach dem Absenden des Online-Formulars wird die Anzeige in einen internen Bereich des BAS-Netzes abgelegt, der über das Internet nicht mehr erreichbar ist.

Nein! Die Einreichung einer § 80 SGB X Anzeige über die Online-Anwendung entbindet Sie nicht von der Verpflichtung, ggfs. mehreren Referaten im Haus, Ihre Unterlagen zu bspw. Ausschreibungen, Outsourcing etc. einzureichen.

Bitte schreiben Sie eine E-Mail an unser Funktionspostfach Auftragsverarbeitung@bas.bund.de unter dem Stichwort „Änderung E-Mail Adresse“.

Sofern Sie die Zugangsdaten nicht von Ihrem Vorgänger/Ihrer Vorgängerin erhalten haben oder bei der Registrierung kein Funktionspostfach verwendet wurde, schreiben Sie bitte eine E-Mail an unser Funktionspostfach Auftragsverarbeitung@bas.bund.de.

Siehe Link auf der Homepage https://para80.bundesamtsozialesicherung.de: „Passwort vergessen“.

In diesem Fall müssen die Daten neu eingegeben werden. Eine automatische Zwischenspeicherung bzw. Wiederaufnahme des Online-Formulars in den Zustand, wie es verlassen wurde, ist aus Datenschutzgründen nicht vorgesehen.

Formulardaten können jederzeit lokal gespeichert werden (auch dies geschieht verschlüsselt). Bei einem Verbindungsabbruch oder Timeout ohne vorheriges Speichern müssen die Daten neu eingegeben werden.

Bitte schreiben Sie eine E-Mail an unser Funktionspostfach: Auftragsverarbeitung@bas.bund.de

Bei technischen Fragen, leiten wir Ihr Anliegen an die IT-Abteilung weiter.

Eine kleine Bitte an dieser Stelle:

Wir freuen uns über jede Art von Feedback, damit wir die Anwendung stetig anpassen und verbessern können. Bitte nutzen Sie hierfür ausschließlich unser Funktionspostfach Auftragsverarbeitung@bas.bund.de und NICHT das Feld „Ergänzende Angaben/Hinweise“ im Anzeigenformular. Dieses ist nur für Hinweise zu der dazugehörigen Anzeige gedacht.

Sollten Sie die Online-Anwendung vorrübergehend nicht mehr nutzen wollen, senden Sie uns bitte eine entsprechende E-Mail an unser Funktionspostfach Auftragsverarbeitung@bas.bund.de. Wir deaktivieren dann Ihren Zugang und können ihn so auf Wunsch zu einem späteren Zeitpunkt auch wieder aktivieren.

Nach Deaktivierung Ihres Zugangs haben Sie keinen Zugriff mehr auf die Online-Anwendung und somit auch nicht mehr auf die Übersicht Ihrer, über die Online-Anwendung eingereichten, § 80 SGB X Anzeigen.

Möchten Sie auch nach Deaktivierung Ihres Zugangs den Überblick behalten, empfiehlt es sich, die übermittelten Anzeigen nach Absenden im PDF-Format in Ihrem eigenen System zu speichern.

Per verschlüsselter E-Mail (siehe Verschlüsselungsmethoden https://www.bundesamtsozialesicherung.de/de/bundesamt-fuer-soziale-sicherung/kontakt/e-mail-verschluesselung/)

an unser Funktionspostfach Auftragsverarbeitung@bas.bund.de

oder

auf dem Postweg an das Bundesamt für Soziale Sicherung, Ref. 117, Friedrich-Ebert-Allee 38, 53113 Bonn.

Bitte beachten Sie, dass Sie hier nach wie vor keine Eingangsbestätigung erhalten.