E-Rechnung
Ab dem 27. November 2020 wird die elektronische Rechnungsstellung für Rechnungssteller verpflichtend. Ausnahmen von der Verpflichtung (beispielsweise im Falle von Direktaufträgen bis 1.000 € ohne USt) sind in § 3 Abs.3 der E-Rechnungs-Verordnung (E-RechV) geregelt. In einer Übergangszeit bis zum 31. Dezember 2021 liegt der vorgenannte Schwellenwert bei 3.000 € ohne USt.
Rechnungssteller können bereits vor der anstehenden Verpflichtung von den Möglichkeiten einer elektronischen Rechnungsstellung Gebrauch machen und von den Vorteilen profitieren:
- Effizientere Arbeitsabläufe, kürzere Durchlaufzeiten, schnellere Rechnungsbegleichung
- Schneller und einfacher Zugriff auf Rechnungsdaten
- Ermöglichung einer digitalen, revisionssicheren Archivierung
- Kostenersparnis für Papier, Druck und Porto
Bei Fragen zur elektronischen Abrechnung Ihres bestehenden Auftrags mit dem BAS wenden Sie sich bitte stets an die im Auftragsdokument benannte Fachabteilung bzw. die auftraggebende Stelle.
Übermittlung von E-Rechnungen
Das BAS empfängt elektronische Rechnungen über die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE). Die ZRE erreichen Sie unter
xrechnung.bund.de.
Inhalte einer E-Rechnung
Eine elektronische Rechnung hat gemäß § 5 E-RechV neben den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen (vgl. hierzu § 14 UStG) mindestens folgende Angaben zu enthalten:
- Leitweg-Identifikationsnummer - Die Leitweg-ID wird Ihnen bei der Auftragserteilung mitgeteilt.
- Zahlungsbedingungen oder alternativ das Fälligkeitsdatum
- Bankverbindungsdaten des Zahlungsempfängers
- De-Mail- bzw. E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers
- Angaben zu Rechnungsinhalten
Bitte beachten Sie beim elektronischen Rechnungsaustausch mit dem BAS die folgenden Hinweise.
1. Leitweg Identifikationsnummer (Leitweg-ID) - „Käuferreferenz“ (BT-10) in der XRechnung
Es handelt sich um eine Pflichtangabe auf jeder Rechnung. Bitte geben Sie die Leitweg-ID auf allen elektronischen Rechnungen an.
Die Leitweg-ID lautet für die einzelnen Organisationseinheiten:Referat 118 (Berufliche Bildung in der Sozialversicherung) 991-03509-03 Referat 711 (IT) 991-06306-51 Referat 811 (Personalmanagement) 991-03508-06 Referat 813 (Haushalt) 991-03507-09 Referat 814 (Innerer Dienst) 991-03510-97 Referat 815 (Aus- und Fortbildung) 991-11392-22 Referat 815 (Betriebliches Gesundheitsmanagement/ Personalentwicklung) 991-19861-29 Bibliothek (Referat 813) 991-19862-26 Bundesstelle für Soziale Entschädigung (BfSE) 991-20832-26 Öffentlichkeitsarbeit 991-20072-75 Alternativ entnehmen Sie bitte die zu verwendende Leitweg-ID stets dem Auftragsdokument.
2. Bestellnummer - „Bestellreferenz“ (BT-13) in der XRechnung
Die Angabe der Bestellreferenz, sofern vorhanden, ist für eine interne Zuordnung im BAS hilfreich.3. Lieferantennummer - „Lieferantennummer“ (BT-29) in der XRechnung
Die Angabe der Lieferantennummer, sofern vorhanden, ist für eine interne Zuordnung im BAS hilfreich.- Anforderungen an das Rechnungsformat
- Für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen an die Bundesverwaltung ist grundsätzlich der Standard XRechnung in der jeweils gültigen Fassung zu verwenden. Zusätzlich kann jeder andere Standard (z. B. ZUGFeRD ab Version 2.1.1 im Profil XRECHNUNG) verwendet werden, wenn dieser den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN-16931), der E-RechV und den Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattformen des Bundes entspricht.
- Rechnungsformate, welche nicht den Anforderungen der europäischen Norm entsprechen, können nicht berücksichtigt werden.
- Rechnungsbegründende Unterlagen bzw. Anlagen sind in den Rechnungsdatensatz einzubetten und dürfen nicht als Anhang einer E-Mail oder De-Mail versandt werden.
- Die maximal zulässige Größe einer Rechnung ist abhängig vom gewählten Übertragungskanal (bspw. 10 MB bei E-Mailanhängen oder 11 MB bei Anhängen in der Weberfassung). Bitte beachten Sie hierbei die Nutzungsbedingungen der Plattform. Die maximale Anzahl der eingebetteten rechnungsbegründenden Dokumente ist auf 200 beschränkt. Zugelassene Dateitypen der eingebetteten Dokumente sind: „png“, „pdf“, „jpg“, „jpeg“, „xlsx“, „ods“ und „csv“. Anlagen dürfen keine aktiven Inhalte (bspw. Makros) enthalten. Änderungen an diesen Beschränkungen werden über die Rechnungseingangsplattform bekannt gegeben.
Unberührt von den vorstehenden Regelungen bleiben Rechnungsbelege mit Anlagen, die nach anderen Rechtsvorschriften einer papiergebundenen Versandart bedürfen (Ausfuhrnachweise, Zolldokumente o. ä.).
Weiterführende Informationen zum Standard XRechnung finden Sie bei der
Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT).- Anforderungen an die Rechnungsübermittlung
Zur Übermittlung von elektronischen Rechnungen ist ausschließlich die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) zu nutzen. Diese setzt eine vorherige Registrierung sowie eine Freischaltung der gewünschten Übertragungskanäle im Nutzerkonto voraus.
Für Fragen bezüglich der Übermittlung elektronischer Rechnungen über die ZRE können Sie den zuständigen Support kontaktieren:
Support-Hotline: Erreichbarkeit von Montag bis Freitag, 8:00 bis 16:00 Uhr unter der Telefonnummer: +49 228 99681 - 10101
Support Postfach: Für schriftliche Anfragen können sich Nutzer der ZRE an sendersupport-xrechnung@bdr.de wendenRechnungssteller und Rechnungssender können sich bei Fragen zur ZRE an die dafür eingerichtete Support-Hotline wenden.
Die Hotline ist von Montag bis Freitag in der Zeit von 8:00 bis 16:00 Uhr unter der Telefonnummer: +49 228 99681-10101 zu erreichen.
- Hintergrundinformationen zur E-Rechnung
Die E-RechV des Bundes verpflichtet im Rahmen von öffentlichen Aufträgen die öffentliche Verwaltung zum Empfang von elektronischen Rechnungen sowie die Lieferanten und Dienstleister des Bundes zum Versand von elektronischen Rechnungen. Dabei regelt die E-RechV sowohl die Fristen, die Übertragungswege, Datenstandard sowie Ausnahmen des elektronischen Rechnungsaustauschs.
Grundsätzlich gilt die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung an den Bund ab dem 27.11.2020. Die Ausnahmen werden in der Verordnung geregelt und sind wie folgt beschrieben:
- Rechnungen, die nach Erfüllung eines Direktauftrags bis zu einem Betrag von 1.000,-- Euro gestellt werden
- Rechnungen, die den Ausnahmeregelungen nach § 8 oder § 9 E-RechV unterfallen (Geheimhaltungsbedürftige Rechnungsdaten sowie Angelegenheiten des Auswärtigen Dienstes und der sonstigen Beschaffungen im Ausland)
- Rechnungen, die in Verfahren der Organleihe nach § 159 Absatz 1 Nummer 5 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen auszustellen sind
- Unabhängig von der gesetzlichen Verpflichtung kann sich eine Pflicht zur Einreichung von E-Rechnungen auch aus dem jeweilig zugrunde liegenden Auftrags- bzw. Vertragsverhältnis ergeben.